ファシリテーション研修－円滑に会議を進行する－

近年、「ファシリテーション」という言葉を耳にする機会が増えています。英語のfacilitate（ファシリテイト）とは、「促進する」「円滑にする」という意味です。ファシリテーターは、単なる会議の司会者ではなく、会議の場で出席者の意見をより出しやすくすることで議論を活性化し、円滑にまとめるという役割を担っています。限られた時間の中で、有益な会議を実現するためには、不可欠な存在です。この研修では、今後ファシリテーションを行うために、必要となる知識やスキルを体系的に学んでいただきます。

研修概要

会議を円滑に進める上では、ファシリテーターがいかに事前準備を行うか、またいかに会議の場を進行していくかが重要です。この研修では、会議のファシリテーションを行う上で必要なスキルを習得していただきます。後半では演習を行うことで、現場ですぐに使えるスキルを身につけていただきます。［目安：6～7時間］

カリキュラム

Ⅰ．ファシリテーションの重要性

様々な会議を経験すると、有意義だった会議もあれば、時間を浪費しただけの会議もあるのではないでしょうか。研修の冒頭ではまずご自身で「これまでに参加したひどい会議」を思い出していただきます。その上で、理想的な会議の姿を考え、そこに欠かせない存在であるファシリテーターの役割の重要性を理解していただきます。

Ⅱ．会議の事前準備

有意義な会議を行うためには、ファシリテーターの事前準備が何よりも重要です。まず取り組むべきは会議の概要を定めることですが、目的・目標を明確にすることが不可欠です。そのうえで、目標達成に向けた会議の具体的な内容を設計し、流れを事前に組み立て、事前に参加者へ通知します。このような、ファシリテーターとして備えるべき事前準備の要点を具体的に学んでいただきます。

Ⅲ．会議の目的を共有する

会議を有益なものにするためには、事前準備の他に、出席者への情報共有が欠かせません。特に会議の目的を共有するか否かでは、議論の質に大きな差が生じます。目的を共有することで、論点を明確にし、有益な議論をすることができます。また、会議の所要時間や進行の流れをあらかじめ共有しておくことも重要です。ここでは、目的を共有した会議の効果を体験していただくワークを行います。

Ⅳ．意見を引き出す

会議においては、出席者からいかに意見を引き出すかがポイントです。そのためには、自由な発言を促したり、個別に問いかけたりするなど、参加しやすい環境づくりが求められます。出された意見はホワイトボードに書き出して、全員で共有します。このようなファシリテーターとしての会議の進め方を学んでいただきます。

Ⅴ．意見をまとめる

会議で出された意見を整理・集約することも、ファシリテーターの重要な役割です。まずは出された意見を分類し、不適切な内容については除外します。その際には、意見を出してくれた方への配慮を忘れず、除外する理由を丁寧に伝え、納得を得ることが大切です。また、内容によってはさらなる議論を促し、出席者の意見をふまえて最終的な結論へと導きます。このような最終決定に至るまでのプロセスを理解していただきます。

Ⅵ．会議のまとめを行う～現場での行動に繋げる

最後に、会議のまとめを行います。出席者の理解を深め、決定事項を今後の行動に確実につなげるためには、いかに会議をまとめるかが鍵となります。ここでは、決定事項を再度確認する、今後の具体的なアクションを明確にするなど、効果的に会議を締めくくるためのポイントを学んでいただきます。

Ⅶ．ケース別の対応

ファシリテーターが十分に事前準備をして臨んだとしても、会議が思い通りに進まない場面は少なくありません。ここでは、意見がなかなか出ない場合や、論点がそれてしまった場合、さらには時間が超過しそうな場合の対応について、知っていただきます。

Ⅷ．ファシリテーション演習

本研修で学んだ内容をふまえて、最後にファシリテーション演習を行います。三人一組で会議を実施し、ファシリテーターの役割を順番に体験していただきます。今後ファシリテーターとして活躍できるよう、しっかりと練習をしていただきます。