新入社員として入社すると、仕事のときに「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」するよう、言われている方がほとんどだと思います。しかし、自分ではできていると思っていても、上司や先輩から「ホウレンソウができていない」と言われて、何がダメだったのかわからず、悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。ここでは、何をどうすれば、相手が求めているホウレンソウになるのか、考えてみます。
上司や先輩がほしい情報をホウレンソウする、と一言で言っても難しいですね。例えば、電話応対を例にみると、5W(When,Where,Who,What,Why)1H(How)で考えるとわかりやすいです。
「A会社のBさんから電話がありました」とだけ伝えても、それだけでは上司や先輩は何のことかわかりません。さらに、電話の重要度や緊急度も、すぐには判別できません。そうすると、「何時ころ?何の要件で?」と質問され、もし急ぎの電話だったとしたら、「しっかりホウレンソウしてよ」と言われることに・・・。
つまり、上司や先輩が質問してきた内容が、相手の欲しい情報ということになります。そこで、5W1Hを参考に、「何時ころ、誰から、誰宛に、何の要件で、なぜ」電話をかけてきて、「相手はどうしてほしいのか(折り返し電話がほしい、電話があったことだけ伝えてほしい、等)」を簡潔に伝えられると、上司や先輩もそのあとのアクションが取りやすくなり、助かります。
そのうえで、電話メモを見た上司や先輩が、「電話がかかってきたのが、けっこう前の時間だな」と思ったら、早めに折り返し連絡をしようと思うでしょう。そこでしっかり要件が伝わっていれば、電話をかけてきた相手との信頼関係にもつながりますね。
このように、普段から「相手の立場に立って考える」を繰り返していると、自然と必要なホウレンソウができるようになってきます。できないからと落ち込まず、コツコツやっていきましょう。
上司や先輩は、なぜみなさんに対してあんなにホウレンソウを求めるのでしょうか?もちろん仕事をスムーズに進めることがいちばんの理由ですが、上司や先輩の気持ちになって考えると、「部下や後輩は仕事をきちんと進められているかな?」と心配しているから聞くのです。決して、部下や後輩の仕事をガチガチに管理したいわけではありません。ホウレンソウがきちんとできていれば、その仕事ぶりを理解でき、上司や先輩は「このまま任せても大丈夫だな」と思えるようになります。
また、事前に情報がわかっていれば、何かあっても素早くフォローすることができます。みなさんが自分で考えて仕事ができるようになっていることが伝わることで、安心できるのです。経過や結果も含めて、無事に完了したとわかれば、次へのフィードバックもしやすくなり、それによってみなさんのステップアップにもつながるでしょう。
上記のように、「ホウレンソウ」という一言にも、いろいろな意味があるといえます。ホウレンソウができていない、もっと上手にできるようになりたい、という方は、「ホウレンソウ講座」「考える力向上講座」の講座・セミナーの受講をおすすめします。実際に管理職経験のある講師がお話しますので、上司や先輩の気持ちを知るきっかけにしてみてください!
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