飲み会幹事のコツ

「会社で忘年会の幹事を任命された」
「友達が転勤しちゃうから送別会の幹事をやることになった」

色々な場面で行われる飲み会。
その幹事業はけっこう大変なものです。

「段取りが悪くて上司から怒られた、」「参加者から不満の声が出た」なんていう経験をした方も多いのではないでしょうか？
このあたりがダメだと「仕事ができないやつだ」「頼りない人だなあ」なんて思われてしまうかもしれませんね。

ここでは飲み会幹事のコツをお伝えします！

飲み会幹事のコツ（１）職場編

まずは職場での飲み会幹事のコツです。友達との飲み会と比べて、上司や先輩がいる分、失敗は許されません！どんなに仕事が忙しくても入念に準備しましょう。

■日程調整
飲み会幹事のスタートは日程決めです！
上司が「○月○日」と指定してくれる場合はラクですが、参加者全員の予定を調整しなければいけないとなると一苦労。まずは上司に日程を相談すると良いでしょう。

＜注意点＞
・全員の日程を調整する場合、「いつが良いか」と聞くとなかなか日程が決まらなくなるので、ある程度選択肢を絞って「○日か△日だったらどっちが良いか」という聞き方をする
・送別会等主役が存在する場合は、まずは主役の都合の良い日を確認する

■店選び
次に行うのは店選び。会の雰囲気にあったお店を選びましょう。特にお偉いさんがいる場合は、あまりに安い店は辞めておいた方が無難でしょう。

＜注意点＞
・極力個室を選ぶ
・最大何人まで入るのか、何人以上なら個室の利用が可能かを店に確認する
・当日になって人数が減った場合はキャンセル料が発生するのかを店に確認する（コース料理の場合は通常発生する）
・事前に下見をしておく（ＷＥＢ上の情報や電話だけではわからないことも多い）

■開催通知
日程・開場が決まればメール等で開催通知を送ります。できるだけ早めに送った方が良いでしょう。

＜注意点＞
・「日時」「会場」「費用」の３項目は必ず入れる（コース料理でない場合は○〜○円程度」と記載する）
・開場の地図のURLを貼り付ける
・「予約名」を記載する（これがないと会場に行った際に部屋に辿り着けない）

■進行検討
当日はどんな流れにするかは事前に考えておきましょう。誰が乾杯の挨拶をするのか、誰が締めの挨拶をするのかetc.
このあたりをしっかりと決めないと、グダグダな会になってしまう可能性があります。進行については職場の風土や伝統もあるため、会が始まる前に上司や先輩に確認しておくと良いでしょう。

＜注意点＞
・挨拶をお願いする場合は、事前にその人に依頼しておく
・送別会等でサプライズを用意する場合は、店側にも伝えておく（音楽・照明等で配慮をしてもらえるケースがある）

飲み会幹事のコツ（２）プライベート編

友達との飲み会等プライベートでの企画であれば職場ほどはきっちりやらなくても大丈夫なもの。とは言えこのあたりがしっかりしていると、参加者としてもうれしいものです。

■日程調整
日程決めには大きく２パターンあります。
（Ａ）「○月○日に開催します！」と幹事が指定する
（Ｂ）「○月○日」と「×月×日」のどっちがいい？と参加者の平気な日程に合わせる

どう使い分けるべきかというと、大人数のときはＡ、少人数のときはＢとすると良いでしょう。
１０名程度に声をかける場合、Ｂを行うと間違いなく意見が割れます。ある程度人数が多い場合、来れない人がいるのはしかたないと諦め、こちらで指定してしまった方が良いでしょう。
逆に３，４名しかいないのにＡを行うと、誰も集まらないという悲しい結果になってしまうかもしれません。うまく使いわけましょう！

■店選び
店選びは、会の雰囲気にあったものにしましょう。プライベートの飲み会と言えど、送別会、同窓会等の特別なイベントの場合は、ある程度オシャレな店にする方が無難でしょう。
少人数の場合は、参加者の自宅や職場の場所をふまえ、極力みんなが集まりやすい地域の店を選びましょう。

■開催通知
メール、SNS等で案内をします。注意点は「職場編」に記載の内容と同様です。
当日キャンセルの場合にキャンセル料が発生するケースでは、事前に記載しておくことでトラブル防止になります。

■進行検討
送別会、同窓会等特別なイベントの場合は、「職場編」同様ある程度進行を考えておきましょう。
少人数の場合は、進行についてはそこまで考える必要はないでしょう（ただ話をして終わりになっても問題ない）
ただし誕生日等のサプライズでケーキ等を用意する場合は、どのようなタイミングにするか、店側と打ち合わせをしておきましょう。

飲み会幹事をやることになった方は、ぜひ参考にしてみてください！！