タイムマネジメント研修

日々の現場業務では、限られた時間の中で成果を上げることが求められます。一方で「業務が時間内に終わらない」「残業時間が減らない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。こうした課題の解決策の一つとして挙げられるのが「タイムマネジメント」です。

タイムマネジメントとは単に時間を管理することを意味するのではありません。時間の使い方を改善し、業務の生産性を高めながら、仕事を計画的に進めていくための考え方・スキルです。本研修では、タイムマネジメントの重要性や時間に対する意識の持ち方を学んだうえで、業務の優先順位の付け方や、業務を効率的に進めるための方法、実践的なスケジュールの立て方などを具体的に学びます。日々の業務にすぐに活かせる内容を通じて、タイムマネジメントを実践できるようになることを目指します。

タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善することで生産性の向上を図り、計画通りに仕事を進めることです。この研修ではそんなタイムマネジメントの重要性を理解したうえで、いかにして業務の優先順位をつけたり、業務スケジュールを管理したりするかを、ワークに取り組みながら学んでいただきます。 ［目安：6～7時間］

 Ⅰ．タイムマネジメントの重要性

タイムマネジメントとは、単に時間管理のことではなく、時間の使い方を見直すことで生産性を高め、計画的に仕事を進めていくための考え方・手法です。タイムマネジメントを実践することにより、個人の業務効率が上がるだけでなく、組織全体のパフォーマンス向上や、お客様へのサービス品質の向上など、様々なメリットが期待できます。このようなタイムマネジメントの重要性を再認識していただきます。

Ⅱ．時間内に終わらせる意識をもつ

タイムマネジメントを実践するうえで、最初に重要となるのが「時間内に終わらせる意識をもつ」ことです。業務を早く終わらせようと意識するだけで、業務の時間は約１０％短縮できると言われています。そのため、まず自身の業務内容とその所要時間を洗い出し、業務後に実際の所要時間を記録します。次に、その結果をふまえて目標時間を再設定します。このプロセスを繰り返すことで、処理速度が向上し、結果として所要時間の短縮につながるのです。

Ⅲ．業務の優先順位をつける

業務には緊急性の高いものとそうでないもの、また重要性の高いものとそうではないものが存在します。タイムマネジメントを行ううえでは、業務の優先順位を適切につけることが非常に重要です。ここでは、ご自身の業務を緊急性と重要性の二軸で整理し、表に書き出すワークを行います。ワークを通じて、日々の業務において優先順位を判断するための考え方と方法を身につけていただきます。 

Ⅳ．似たような業務をまとめて行う

業務の中身を整理してみると、「準備の時間」「集中している時間」「後処理」の時間と三つのパートに分けることができます。たとえば書類を用意したり、必要なデータを抽出したりする作業は準備の時間にあたり、書類を片付けたり、データを保存したりする作業は後処理の時間に該当します。日々の業務の中では、これらの作業を一日のうちで何度も繰り返しているケースも少なくありません。生産性を向上させるためには、似たような作業をまとめて行い業務全体を効率化することが重要なのです。

Ⅴ．ざっくりと作業計画を考える

まず事例を読み、「どのように行動すべきだったか」を考えるワークを通じて、作業計画を立てることの重要性を実感していただきます。業務を依頼された際には、すぐに全体に着手するのではなくまず一部に取りかかることで、作業にどの程度の時間がかかるのかを把握したうえで作業計画を立てることがタイムマネジメントにつながります。また、作業計画は使える時間を８割と捉え、期限よりも前に完了させる意識を持つことで、不測の事態にも柔軟に対応することができます。

Ⅵ．他のメンバーに仕事を振る

タイムマネジメントを実践するためには、自分の業務を管理するだけでなく、他のメンバーに仕事を分担し、チームや組織全体でより効率的に業務を進めていくという視点も欠かせません。仕事を依頼することに苦手意識を持つ方も少なくありませんが、「他者の仕事を生み出すこと」も自分の仕事の一つと捉えることが重要です。部下や他部署、上司など、適切に仕事を振ることで、業務全体の最適化につながります。ここでは、仕事を依頼する際のコツと意識すべき内容について学びます。

Ⅶ．業務スケジュールを管理する

複雑な業務に取り組む際は、業務スケジュールを適切に管理し、全体の見通しを立てたうえで作業を進めることが重要です。ここではスケジュール管理の具体的な進め方を順を追って学び、ご自身の業務内容に沿ったガントチャートを作成するワークを行います。現場で実践につなげられるよう、項目ごとに一つずつ確認しながら進め、作成手順を確実に身につけていただきます。

Ⅷ．タイムマネジメントの取り組みの共有

研修の終盤では、日ごろどのようにタイムマネジメントに取り組んでいるかについて、グループディスカッションを行います。意見交換を通じて、他者の取り組みや考え方に触れることで、自身の業務を振り返り、今後の実践につなげていただきます。

Ⅸ．現場で実践すること

本研修で得た学びを、現場で実践することが何よりも重要です。研修の最後には、今後どのように業務に活かしていくのかをご自身で整理していただき、研修の総括とします。

・ワークが多く他者の意見や考え方も知ることが出来て勉強になりました。今後は10％削減を意識しながら業務を行い、空いた時間で次の業務を進めたり突発業務を行ったりと、生産性向上の実践をしていきたいと思います。

・自分自身の苦手な部分で課題となっているところだったので大変勉強になりました。まずはタスクを整理すること、時間に対して意識を強く持つことが大事だと思いました。メリハリをつけて業務に取り組んでいきたいと思います。

・改めてスケジュールを洗い出してみると、無駄な業務配分をしていたと感じた。残業ありきで1日のスケジュールを考えるのではなく、意地でも定時で帰るんだと意識するのとしないのとではパフォーマンスにも差が出るので常に意識しようと思います。

・スケジュール管理は、自分では行っていたつもりでしたが、まだ改善しなくてはならない箇所があることに気づかされました。これからは時計を常に見て意識しながら業務を行い、重要な仕事ができるように生産性をあげて業務に取り組みたいと思います。

・タイムマネジメントは今の自分に一番必要な要素だと思っていたので、大変為になりました。自分の中でうやむやになっていった課題が明確になったので、これからすぐに実践して行きたいと思います。

・タイムマネジメントという言葉はよく耳にしますし、仕事でも時間は意識してのぞんでいますが、スピードアップに向けて何か具体的に取り組みを行っているかとなるとそうではなかったと気づきました。今回の研修内容を実践し、自分にあったやり方を見つけたいと思います。

・時間内で終わらせるという目標や意識を持つ事が大事だと再認識しました。自身の仕事を振り返った時に、時間にルーズな部分が多いなと感じ、一つ一つの作業や業務にスタート時間や終了時間を決めて行っていこうと思います。業務の優先順位を二軸で四分類する方法は即実践して順位を明確にしたうえで、業務にあたっていこうと思いました。

 ・時間の使い方に関しての意識が変わりました。時間を守ることの意識と、優先順位を考えて計画を立てることを忘れずに、これからの業務に取り組みたいと思います。

・意識、見える化、振り返りの大事さを改めて考える良い機会となりました。早速、10%削減の意識で業務に取り組みたいです。また、ワークで他の方の意見も聞けて、それぞれの立場によって、仕事に対する姿勢や考え方等が学べて面白かったです。

・内容が非常に分かりやすい研修でした。自身がタイムマネジメントを苦手としておりどう行動し、どう考えればよいのかを苦慮している中で、大変参考になりました。

企業様に合わせてカスタマイズして実施することも可能です。お気軽にお問合せください。

実行力系研修
　

研修【フォースコミュニティ】