マニュアル作成研修－仕事で使えるマニュアルを作成する－

仕事を進めるうえで、マニュアルは欠かせない存在です。マニュアルが整備されることで、業務の質を一定に保つことができ、また、担当者が変わっても誰もが同じレベルで業務にあたることが可能になります。一方でいざマニュアルを作ろうとすると、「何から手をつけてよいかわからない」「情報が多くなりすぎて整理できない」「作ったものの現場で使われていない」といった悩みを抱える方も少なくありません。

本研修では、マニュアル作成の基本手順から、わかりやすく、かつ使われ続けるマニュアル作りのポイントまでを体系的に学びます。さらに演習を通じて、実務に即したマニュアルの作り方を体験し、現場ですぐに活かせる実践力の習得を目指します。

研修概要

仕事をするうえで、マニュアルの存在は不可欠です。担当変更に伴う引継ぎを行う場合や、担当が休んだ際に代わりに対応する場合等、様々な状況で必要になります。この研修ではマニュアルの作成のポイントについて学び、演習を通して実際に作成することで、研修後、現場ですぐに活用できるようになっていただきます。［目安：6～7時間］

カリキュラム

Ⅰ．マニュアルの基本

研修の冒頭では、マニュアルが存在しない場合に組織へどのような影響があるのかを考えることで、マニュアルの重要性を改めて確認します。マニュアルが整備されていることで、業務の引き継ぎがスムーズになる、担当者以外でも対応できるようになる、職場のルールや規律が守られやすくなるというメリットが生まれます。こうしたマニュアルの役割や重要性を理解し、マニュアル作りの土台となる基本的な考え方をおさえます。

Ⅱ．マニュアルの内容を考える
マニュアルを作成するためには、まず目的やテーマを明確にし、それに沿って内容を論理的に構築することが重要です。ここではテーマ設定から目次作成までの具体的な手順を学びます。まずはテーマを決めたうえで、関連する必要な要素を洗い出し、それらを論理的に整理して、マニュアル全体の流れを作っていきます。ワークでは、学んだ手順をもとに、ご自身の業務を題材としたマニュアルの目次作りに取り組んでいただき、実務に直結する形で理解を深めます。

Ⅲ．マニュアルの文章を作成する

マニュアルは内容だけではなく「読みやすさ」も非常に重要です。ここでは、マニュアルに適した文章を書くためのポイントについて学びます。文章は簡潔かつ具体的にまとめること、専門用語を多用せずに誰もが理解できる表現を心がけることが、わかりやすいマニュアルにつながります。演習では、文章作成時のポイントをふまえ、実際の文章をより読みやすいものに改善していただきます。

Ⅳ．マニュアルを視覚的に見やすくする

わかりやすいマニュアルにするためには文章だけではなく、視覚的に見やすくする工夫も欠かせません。絵や図、表、写真などを取り入れて、イメージしやすくするほか、カラーの活用や、フォントの工夫など、さまざまな方法があります。ここではこうした視覚的な工夫に加え、読み手の視線を自然に導く「視覚誘導」の考え方についても学び、直感的に理解しやすいマニュアル作成のポイントをおさえます。

Ⅴ．簡易マニュアルを作成する

マニュアル作りで注意すべきことの一つは、分量の多いマニュアルは読まれなくなってしまうということです。どれほど内容が充実していても、現場で使われなければ意味がありません。その対策として、重要なポイントや使用頻度の高い内容を簡潔にまとめた「簡易マニュアル」を作成することの重要性についてもお伝えします。

Ⅵ．マニュアルを現場で活用するために

マニュアルは現場で使われてこそ価値を発揮します。ここではマニュアルを職場で定着させるための工夫について考えます。まず、保管場所は人の目につきやすい場所が理想的です。また、マニュアルをあえて書面で配布したり、研修で使用するなど、手に取り目にする頻度を上げる工夫が必要です。グループディスカッションでは、各職場での工夫や取り組みなどを共有し、すぐに実践できるアイデアを持ち帰っていただきます。

Ⅶ．マニュアル作成演習

マニュアル作成演習として、Ⅱで作成したご自身の業務に関する目次をもとに、実際にマニュアルを作成していただきます。これまでに学んだ構成の考え方や、文章表現、視覚的な工夫などを取り入れながら作成に取り組むことで、マニュアル作成のポイントを実践的に理解します。演習を通じて、マニュアル作成のコツをしっかりと身につけていただきます。

Ⅷ．現場で実践すること

今日の学びを自分のものとして持ち帰り、すぐに実践できるようにするためには、研修内容を自身の業務に結びつけて考えることが大切です。研修の最後に、今回学んだ内容を職場でどのように活かしていくかを、ご自身の言葉でまとめることで、行動につながる一歩を明確にします。